Social Collaboration Tools erhöhen die Effizienz in Unternehmen

Donnerstag, 17. Oktober 2019

Bereits zum vierten Mal analysiert die "Deutsche Social Collaboration Studie" die Nutzung und die Chancen von Social-Collaboration-Tools in deutschen Unternehmen, beschreibt unterschiedliche Szenarien und dokumentiert die Einschätzung der Nutzerinnen und Nutzer. CONTENS stellt mit dem Social Workplace eine flexible Lösung für den moderne Zusammenarbeit in Unternehmen bereit.

Zentrale Erkenntnisse der Studie sind, dass Social Collaboration Tools die Arbeitseffizienz in Unternehmen erhöhen und für den langfristigen Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung sind. Dies ergaben bereits frühere Studien. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz wird von 40% der befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter positiv bewertet, bei den Führungskräften sind es sogar 60%.

Zu den wichtigsten Zielen für die Einführung von Social Collaboration Tools zählen befragten Entscheidern der Studie zufolge die Verbesserung der Unternehmenskultur, die Realisierung von Kosteneinsparungen und die Förderung von Innovationen. Nach Einschätzung knapp der Hälfte der Befragten sei durch den Einsatz von Social Collaboration Lösungen eine Zunahme der innerbetrieblichen Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinaus zu beobachten.

Auf einer Skala von 0 - 7 ermittelte die Studie über acht typische Szenarien einen durchschnittlichen Social Collaboration Reifegrad (4,05), der die Nutzungsintensität digitaler Technologien im Arbeitsalltag beschreibt. Im Vergleich zum jeweiligen Reifegrad eines Szenarios zeigen sich Potentiale, wo Unternehmen ihre Bemühungen intensivieren sollten:

• Szenario 1: Expertensuche (3,54)
• Szenario: 2: Mobiles Arbeiten (4,12)
• Szenario 3: Austausch in Interessengruppen (3,66)
• Szenario 4: Firmeninterne Informationen und Neuigkeiten (4,42)
• Szenario 5: Austausch von Dokumenten (4,15)
• Szenario 6: Kommunikation und Abstimmung im Team (3,9)
• Szenario 7: Suche nach Wissen (4,23)
• Szenario 8: Anträge und Formulare (4,39)

Während firmeninterne Informationen (Szenario 4) und Anträge/Formulare (Szenario 8) über einen hohen Reifegrad verfügen und damit besonders intensiv genutzt werden, bleibt die Suche nach Experten (Szenario 1) und der Austausch in Interessengruppen (Szenario 3) hinter dem Durchschnitt zurück. Nach Angaben der Verfasser gibt es einen engen Zusammenhang zwischen dem Reifegrad (also der tatsächlichen Nutzung digitaler Technologien) und der wahrgenommenen Arbeitseffizienz. So liege der Unterschied der Arbeitseffizienz zwischen Gruppen mit einem geringen Reifegrad (1-3) und einem hohen Reifegrad (5  - 7) bei 51,3%. Die Studie kommt zu dem Schluss, dass "Investitionen in Social-Collaboration-Tools heute zwingend erforderlich sind, um auch künftig im Wettbewerb zu bestehen." Enterprise Social Networks kommen dabei eine besondere Bedeutung zu. Sie fördern die Vernetzung und die interdisziplinäre Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Unternehmen, ebenso die Arbeitseffizienz und die Innovationsorientierung. 

Die "Deutsche Social Collaboration Studie 2019" kann hier heruntergeladen werden.

Der Social Workplace von CONTENS

Der News Feed des Social Workplace ist eine wichtige Informationsquelle für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen.

Im Forum tauschen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus und geben sich Hilfestellungen.

Gruppen dienen der projektbezogenen Zusammenarbeit und können offen oder geschlossen angelegt werden.

Innerhalb von Gruppen lassen sich Medien wie PDF-Dateien, Präsentationen, Bilder, etc. hochladen und austauschen.

Das Profil beinhaltet Kontaktdaten und weitere Informationen, die für das Unternehmen relevant sind.

Die leistungsstarke Freitextsuche und die erweiterte strukturierte Suche.

Im Kalender lassen sich wichtige Termine und Veranstaltungen übersichtlich darstellen.

Veranstaltungen lassen sich nach Kategorien und eigenen Veranstaltungen filtern, zu denen der jeweilige Nutzer angemeldet ist.

Der Chat ist eine effiziente und beliebte Form der schnellen, internen Kommunikation zwischen zwei Nutzern.

Die LDAP-Synchronisation ermöglicht ein schnelleres Setup, weil Nutzerprofile vorangelegt und einfach aktuell gehalten werden können.

Wichtige und relevante Anforderungen aus der Studie lassen sich mit dem CONTENS Social Workplace umsetzen. Die flexibel konfigurierbare und intuitiv zu nutzende Plattform für digitale Zusammenarbeit in Unternehmen bietet unter anderem Features wie News Feed, Mitarbeiterprofile, Gruppen, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten, Mitarbeitersuche, Eventverwaltung und Chat.

• Expertensuche: konfigurierbare Mitarbeiterprofile ermöglichen die Angabe geschäftsrelevanter Erfahrungen und Fähigkeiten und bilden damit die Grundlage für eine Expertensuche im Unternehmen.
• Austausch in Interessengruppen: Foren sowie (offene und geschlossene) Gruppen schaffen Räume für die interne Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
• Firmeninterne Informationen und Neuigkeiten: über den News Feed lassen sich Nachrichten im Unternehmen oder in Abteilungen schnell verbreiten. 
• Austausch von Dokumenten: Die Medienbibliothek erleichtert die Bereitstellung von Dokumenten und Dateien im Unternehmen. 
• Kommunikation und Abstimmung im Team: der integrierte Chat ermöglicht Mitarbeitern schnelle und unkomplizierte Kommunikation.

Ein weiteres Plus ist die schnelle Einrichtung von Mitarbeiterprofilen auf Basis von Active-Directory-Einträgen. Dank der LDAP-Synchronisation lassen sich neue Profile automatisch anlegen und bestehende Profile aktuell halten.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie erfahren wollen, wie Sie den CONTENS Social Workplace in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einsetzen